M&A相談では、社名、財務、顧客、従業員、取引先、候補先情報など、漏えい時の影響が大きい情報を扱います。当センターは、匿名化、段階開示、アクセス制限、秘密保持契約を重視します。
基本方針
- 案件情報は、相談目的の達成に必要な範囲で取り扱います。
- 候補先へ社名や詳細資料を開示する前に、開示範囲、目的、秘密保持の条件を確認します。
- 従業員、顧客、取引先への影響を考慮し、開示時期と説明内容を段階的に設計します。
アクセス管理
- 案件資料は必要な担当者、専門家、候補先に限定して共有します。
- 共有先、共有時期、共有資料の範囲を記録し、過剰な開示を避けます。
- メール送信時は宛先、添付、件名、本文を確認し、誤送信防止に努めます。
資料の授受・保管
- 決算書、月次資料、契約書、名簿等は、必要性と匿名化の可否を確認してから授受します。
- 不要になった資料は、契約・法令・苦情対応に必要な期間を考慮し、削除、返却、廃棄します。
- 紙資料を扱う場合は、保管場所、持ち出し、廃棄の管理に注意します。
事故時の対応
- 漏えい、紛失、誤送信、不正アクセス等が疑われる場合、事実確認、影響範囲の把握、再発防止を行います。
- 法令上または契約上必要な場合は、関係者への連絡、監督機関への報告等を検討します。